Managementul stocurilor este o activitate importantă pentru majoritatea companiilor, însa o activitate critică și indispensabilă companiilor din sectorul de retail. Lipsa managementului stocurilor poate crea probleme de ordin financiar în cadrul unei companii.

Deosebiri: Managementul stocurilor diferă de la o companie la alta în funcție de mai mulți factori, ca de exemplu: domeniul de activitate, gradul de perisabilitate la bunurilor comercializate de companie, durata ciclului de fabricație, perioada de timp în care se poate face aprovizionarea, etc.

Asemănări: Ciclul de exploatare al companiilor cuprinde aceleași faze și anume aprovizionarea materiilor prime, producția internă și vânzarea/livrarea către consumatorii/clienții companiei.

Stocul reprezintă cantitatea de bunuri care sunt utilizate pentru producție sau vânzare ulterioară. Scopul managementului stocurilor o reprezintă regulile și procedurile clar definite care trebuie să fie urmărite și respectate, astfel încât să existe o minimizare a costurilor concomitent cu creșterea eficienței și a satisfacerii nevoilor clienților prin creșterea vânzărilor. 

În categoria stocurilor intră:

• stocurile de materii prime și materiale (clasa 30);
• stocurile în curs de aprovizionare (clasa 32);
• producția în curs de execuție (clasa 33);
• produse (clasa 34);
• stocurile aflate la terți (clasa 35);
• mărfurile (clasa 37);
• ambalajele (clasa 38);
• ajustările pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de execuție (clasa 39).

În vederea întocmirii situațiilor financiare anuale se impune inventarierea stocurilor ce constă în analiza stocurilor fizice înscrise în fișele de magazie și a soldurilor scriptice din contabilitate, identificarea diferențelor în urma inventarierii (plus/minus la inventar) și ajustarea după caz.

Inventarierea se realizează conform normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii din 09.10.2009, aprobate prin Ordin al Ministerului Finanțelor Publice nr. 2861/2009.

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, și în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității. În vederea efectuării inventarierii, aceste persoane aprobă proceduri scrise, adaptate specificului activității, pe care le transmit comisiilor de inventariere.

Înainte de începerea operațiunii de inventariere, comisia de inventariere trebuie să ceară din partea  gestionarului o declarație scrisă.

Toate bunurile care se inventariază se înscriu în listele de inventariere, care trebuie să se întocmească pe puncte de lucru, locuri de depozitare, secții, ateliere, locuri de muncă, pe gestionari și categorii de bunuri cu caracteristicile respective – denumire (simbol, număr de cod), număr de inventar, unitate de măsura care trebuie să fie identică cu cea din contabilitate, precum și orice altă caracteristică care ușurează identificarea bunurilor respective.

În cazul în care comisia constată plusuri, minusuri, degradări, declarate sau nedeclarate înainte de începerea inventarierii, va cere gestionarilor responsabili explicații scrise cu privire la cauzele acestora și va verifica realitatea susținerilor gestionarului putând cere în acest scop relații și documente de la orice persoană din cadrul societății.

În situația în care se constată plusuri în gestiune pentru stocuri, bunurile respective se evaluează și se înregistrează în contabilitate la costul de achiziție al acestora. În situația în care se constată plusuri în gestiune pentru imobilizările corporale și necorporale, acestea se contabilizează în conturile de subvenții pentru investiții.

Dacă avem situația în care se constată bunuri lipsa în urma inventarierii, acestea se evaluează și se înregistrează în evidențele contabile la valoarea lor contabilă (costul de achiziție).

Pot exista situații când pot fi compensate plusurile și minusurile constatate la inventar, însă acest lucru poate fi posibil doar dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:  

   – să existe riscul de confuzie între sorturile aceluiași bun material, din cauza asemănării în ceea ce privește aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;  

   – diferențele constatate în plus sau în minus să se refere la aceeași perioadă de gestiune și la aceeași gestiune.  Compensarea se face pentru cantități egale între plusurile și lipsurile constatate.  

Conform legii, nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorată vinovăției persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri.  

Rezultatele inventarierii se înscriu de comisia de inventariere într-un proces-verbal al inventarierii ce reprezintă document justificativ care stă la baza înregistrărilor din contabilitate, alături de decizia scrisă de numire a comisiilor și a listelor de inventariere.

Material realizat de: 

Laura Chirică 

CECCAR – Accounting Manager, Proprietăți Finconta

laura.chirica@propfconta.ro

Peste 16 ani de experiență în contabilitate & salarizare, consultanță, tranzacții de restructurare & reorganizare și “due diligence”.